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Wichtiges Entscheidungskriterium ist die maximale Papiergröße, die ein Multifunktionsdrucker verarbeiten kann. Standard ist das DIN A4-Format. Praktisch vor allem für Grafiken, Aushänge und auch Bilder sind A3-Geräte. Sie verarbeiten doppelt so großes Papier im Vergleich zu DIN A4.

Weiteres Kriterium ist das akzeptierte Papier, dessen Art und dessen Gewicht. Nicht jedes Multifunktionsgerät verarbeitet schweres Fotopapier. Auch dünnes, leichtes und damit günstiges Standardpapier ist für manche Drucker eine Herausforderung.

Die Geschwindigkeitsunterschiede der integrierten Drucker sind teilweise dramatisch. Während einige Multifunktionsgeräte für den Ausdruck von Texten nur wenige Sekunden benötigen und für Fotos etwa eine Minute geben andere auch schon mal Zeit für eine ausgedehnte Kaffeepause.

Hinweis: Wenn Sie Angaben wie beispielsweise „20 Seiten pro Minute“ sehen, bezieht sich das auf den Ausdruck von 20 Kopien, nicht auf ein Dokument, das aus 20 verschiedenen Seiten besteht. Dieser Ausdruck dauert länger.

Multifunktionsgeräte gibt es sowohl mit Tintenstrahl- als auch mit Laserdrucktechnologie. Beide haben Vor- und Nachteile. Für Tintenstrahldrucker spricht ein günstiger Anschaffungspreis, eine hohe Qualität beim Fotodruck, gute Textqualität sowie die schnelle Einsatzbereitschaft nach dem Einschalten.

Wichtig ist bei einem Tintenstrahlmodell, dass Sie es regelmäßig nutzen, ansonsten besteht die Gefahr, dass die Tinte am Tintenkopf eintrocknet. Tipp: Mindestens einmal pro Monat sollten Sie eine Seite drucken, um Austrocknen zu verhindern. Gut zu wissen: Originaltinte trocknet meistens nicht so schnell ein wie günstigere Alternativen.

Für ein Multifunktionsgerät mit Laserdrucker spricht eine hohe Druckqualität und Druckgeschwindigkeit, vor allem bei Texten und Grafiken. Bei Fotodruck haben Laserdrucker oftmals das Nachsehen im Vergleich zum Tintenstrahlmodell. Positiv ist, dass die Ausdrucke nicht verwischen.

Lasermodelle haben höhere Anschaffungs- und Druckkosten als Tintenstrahldrucker. Zudem benötigen die Geräte eine kurze Aufwärmphase nach dem Einschalten bevor sie einsatzbereit sind. Durch das nötige Aufwärmen liegt der Stromverbrauch über dem von Multifunktionsdruckern, die mit Tinte arbeiten.

Hinweis: Unter die Gruppe Laserdrucker fallen auch LED-Drucker. Diese verwenden jedoch eine Leiste mit LEDs anstelle eines Laserstrahls zur Belichtung. Die Druckqualität ist vergleichbar, die erreichbare Auflösung aber zuweilen niedriger.

Bei Laserdruckwerken unterscheidet man Single-Pass- und Multi-Pass-Technik. Erstere ist schneller, da alle Farben in einem Durchgang aufs Papier aufgetragen werden. Bei Multi-Pass-Technik, werden die Farben nacheinander aufs Papier aufgetragen. Das dauert deutlich länger.

Die Auflösung ist entscheidend fürs Drucken und fürs Scannen. Je höher die entsprechende Wert sind, desto mehr Details kann das Multifunktionsgerät beim Scannen einlesen oder beim Drucken aufs Papier bringen.

Die Standardverbindung zwischen Computer und Multifunktionsdrucker erfolgt per USB-Kabel. Möchten Sie das Gerät in ein Netzwerk einbinden, benötigt es einen Ethernet-Anschluss, wenn es per Kabel eingebunden werden soll andernfalls die Unterstützung von WLAN für die kabellose Einbindung.

Per WLAN haben auch Smartphone und Tablet direkten Zugriff auf das Gerät. Auch Bluetooth oder NFC (Near Field Communication) erlauben den direkten Funkkontakt von Mobilgeräten mit einem Multifunktionsdrucker. Manche Multifunktionsgeräte lassen sich auch über das Internet mithilfe eines Cloud-Services ansteuern. Dann lassen sich auch Dienste wie etwa Dropbox einbinden.

Praktisch kann ein Kartenleseschacht sein, um Bilder von einer Digitalkamera direkt ausdrucken zu können.

Der Preis eines Ausdrucks variiert von Multifunktionsgerät zu Multifunktionsgerät. Während er bei einem Modell zwischen einigen Cent pro Textseite und beim Fotodruck einer DIN A4-Seite bei einigen zehn Cent liegen kann, überschreiten manche Drucker mitunter auch die Ein- oder Zwei-Euro-Grenze.

Aufschluss über die zu erwartenden Druckkosten geben beispielsweise die Preise der Tintenpatronen respektive Farbkartuschen und ein Vergleich, für wie viele Ausdrucke eine Patrone/Kartusche ausreicht.

Wichtig für Tintenstrahldrucker: Für jede Farbe sollte es einen eigenen Tank geben. Verwendet das Gerät stattdessen eine Kombipatrone, wird das schnell teuer. Getrennte Farbpatronen führen in der Regel auch zu höherer Druckqualität.

Achten Sie auf die Länge des beiliegenden USB-Kabels. Ein längeres Kabel gibt mehr Auswahl für den Standort.

Gibt es eine separate Treiber-Datei vom Hersteller, ist es ratsam diese zu verwenden, auch wenn moderne Betriebssysteme Druckertreiber mit im Gepäck haben. Grund: Zuweilen liefern die mit dem Betriebssystem kommenden Treiber nicht die besten Druckergebnisse oder verursachen höheren Tintenverbrauch.

Legen Sie Wert auf einen Ein/Ausschalter. Den haben nicht alle Multifunktionsgeräte. Ohne solch einen läuft der Stromzähler rund um die Uhr. Selbst niedriger Standby-Verbrauch kann sich über das Jahr zu nennenswerten Kosten addieren. Nicht ausgeschaltete Geräte reinigen zudem regelmäßig die Düsen, damit es nicht zum Verstopfen kommt. Das verbraucht Tinte und verursacht damit ebenfalls Kosten.

Schauen Sie auf beiliegende Software wie etwa ein Bildbearbeitungsprogramm, OSC-Software zur Texterkennung eingescannter Dokumente und anderes. Ein Mehrwert, der sich bezahlt machen kann.

Gut zu wissen: Absolute Höchstleistung beim Fotodruck sind nur mit speziellen Fotodruckern oder beim Fotostudio möglich.